Firma A houdt al jaren een logboek bij van alle in- en uitgaande faxen. Een kopie van elke fax wordt geklasseerd op datum. Toen men met e-mail begon, moest deze altijd via de receptie verstuurd en ontvangen worden. Zij hielden een e-mail-logboek bij en drukten de voornaamste boodschappen af. Deze papieren werden dan netjes geklasseerd …

eMailMasters zorgt nu voor een dagelijks overzicht van alle inkomende en uitgaande e-mails. Zij worden direkt door de medewerkers zelf afgewerkt. En eens per maand krijgt men een ganse CD met een digitaal archief van alle e-mail, inclusief alle bijlagen !

Bij firma B hebben 23 werknemers een eigen e-mailadres. Dat werkte heel efficiënt … tot er enkele e-mailadressen op een reklame-lijst terecht kwamen. Zo’n lijsten worden vlot verkocht op het Internet en na enkele weken kwamen er dagelijks meerdere overtollige en ongewenste e-mail toe bij diverse werknemers. Dat betekende niet alleen een meerkost op hun Internetverbinding, maar ook een verlies aan tijd en concentratie bij de werknemers. Ze moesten steeds de ongewenste e-mail manueel verwijderen ... Dreigen met juridische stappen was zinloos omdat de afzenders meestal anoniem werken, en zeker vanuit het buitenland werken.

eMailMasters zorgt er nu voor dat ongewenste e-mail op hun servers onderschept wordt. Slechts éénmalig dient men zo’n ongewenst e-mail door te sturen, en nadien worden gelijkaardige boodschappen voor alle werknemers van die firma onderschept. Een interne verantwoordelijke van firma B kan eens per week een overzicht krijgen van de geweigerde e-mail.

Notaris C heeft een 10-tal medewerkers. E-mail is heel eenvoudig om aktes e.d. digitaal door te sturen naar bedrijven of collega’s. Toch wordt het niet dikwijls gebruikt, omdat de notaris zelf alle brieven persoonlijk wenst te ondertekenen voor ze opstuurd worden. Als het toch via e-mail moet, vraagt de notaris zelf het dokument op van het netwerk, en stuur het dan zelf op via e-mail …

eMailMasters zorgt er nu met ‘checkout’ voor dat iedereen e-mail kan versturen. Op vraag van de notaris wordt alle uitgaande e-mail echter in een aparte map op de server van eMailMasters gezet. De notaris kan dan regelmatig inloggen op deze server, en zo de wachtende dokumenten lezen. Als ze in orde zijn, geeft hij zijn toestemming om deze documenten onmiddellijk door te sturen. Zoniet gaan de e-mails terug naar het personeelslid dat de e-mail verstuurd heeft. De notaris kan deze controle trouwens uitvoeren vanop elk Internet-station, vanop de hele wereld.

Firma D gebruikt al jaren e-mail. Werknemers e-mailen gans de dag door, naar collega’s bij andere firma’s, of naar het thuisfront … Op het eerste zicht geen probleem ! Tot er op zekere dag een e-mail in ‘verkeerde’ handen gevallen is. Deze e-mail werd nadien op een proces aanvaard als zijnde een ‘officiëel’ standpunt van de firma D, en op die manier werden zij in het ongelijk gesteld.

eMailMasters kan dit voorkomen door aan elke e-mail een gepaste ‘disclaimer’ toe te voegen. Daarin kan men stellen dat de e-mail alleen het standpunt van de schrijver is, en geenszins het standpunt van de firma weergeeft. Ook kan men er nogmaals expliciet wijzen dat de e-mail enkel voor de bestemmeling bestemd is … Deze ‘disclaimer’ kan binnen eenzelfde firma aangepast worden aan het niveau van de afzender.

Firma E was het slachtoffer van een e-mailvirus. Een werknemer had een e-mail van een leverancier met macro-virus ontvangen en door een verkeerde instelling had dit virus zich op zijn computer genesteld. Toen deze persoon een dag later een e-mail stuurde naar een klant, werd het virus op zijn beurt meegestuurd naar de klant … met boze reacties vandien !

eMailMasters kan alle inkomende én uitgaande e-mail scannen op virussen. Dit geeft geen 100 % zekerheid, maar vermijdt een hoop problemen en gezichtsverlies!

Bij firma F volgt Willy de bestellingen en de leveringen via e-mail op. Toen hij een spoedoperatie moest ondergaan, was de afdelingsverantwoordelijke niet op de hoogte van zijn paswoord en bleven de e-mails twee weken onbeantwoord …

eMailMasters kan er voor zorgen dat elk berichtje aan Willy ook verder gestuurd wordt aan zijn plaatsvervanger. Tevens kan men vragen om de afzender van zo’n e-mail te verwittigen dat Willy tijdelijk afwezig is en hun de naam van de vervanger door te geven …

De e-mailserver van firma G sloeg compleet tilt op een maandagmiddag. Omdat sommige werknemers hun e-mail nog niet gelezen hadden, gingen er veel belangrijke boodschappen verloren. Dit veroorzaakte een hoop ongemakken …

eMailMasters kan er voor zorgen dat alle e-mail normaal gezien één week in de buffer van hun e-mail server blijft. Concreet wil dit zeggen dat bij een computercrash, of een grote storing in uw communicatie, men de e-mail van de laatste dagen opnieuw kan laten doorsturen … een geruststellende veiligheid !

Firma A werkt in de bouwsector en maakte gebruik van een ‘gewone’ account bij een provider. Voor gewone e-mail booschappen was er geen probleem. Steeds meer architecten en studiebureau’s begonnen echter grote plannen en lastenboeken per e-mail door te sturen. Het gebeurde dan ook meermaals dat men een telefoontje ontving dat een e-mail geweigerd werd. Als zo’n busje namelijk niet groot genoeg is om de mail te ontvangen, dan wordt hij gewoon geweigerd … en dat kwam niet professioneel over.

eMailMasters zorgt er nu voor dat er geen beperking is in de grootte. Complete plannen van ganse constructies lopen nu vlekkeloos binnen !

Met deze optie wordt uw gewone eMailBox uitgebreid met een butlerdienst op maat. De klant kan gewoon bellen of een e-mail sturen om het handelingsplan bij te stellen. Deze butler zorgt ervoor dat elke e-mail volgens de wensen van de klant afgewerkt wordt : REDIRECT – NOTIFY – ANTI-SPAM – ARCHIVE - …

Sommige van deze diensten zijn gratis, andere zijn een supplement.

De nieuwe trend in de informaticawereld is outsourcing, ofwel zoveel mogelijk uitbesteden. Ook hier heeft men ronkende namen voor : ASP (application service provider). Bedrijven wensen wel gebruik te maken van de nieuwe technologiën, zonder ze echter zelf in huis te halen en te moeten onderhouden.

E-mail is hier een goed voorbeeld van : waarom zou men zelf een eigen full-option e-mail server plaatsen, en moet opdraaien voor alle onderhoud ? Het is veel gemakkelijker om voor een eenvoudige server te kiezen en de extra service integraal uit te besteden, bij eMailMasters

E-mail die gewoon over het Internet gestuurd wordt, is leesbaar op elke computer waar de e-mail passeert. Om dit op te lossen kan men e-mail encrypteren.

eMailMasters kan U hierin adviseren om een betaalbare en haalbare oplossing uit te werken. Ook is het mogelijk om uw e-mail te ondertekenen met een digitaal handtekening. Zo is de tegenpartij zeker dat U verantwoordelijk bent voor de inhoud van de e-mail. Kortom, er is veel mogelijk en eMailMasters kan U daarin adviseren